Để phát triển hoạt động Marketing Online, việc cập nhật thông tin, tương tác với khách hàng thông qua Content trên các nền tảng là cần thiết. Cũng giống như các hoạt động sản xuất khác, sản xuất Content cũng cần thực hiện một cách có hệ thống. Điều này sẽ tốt cho việc quản lý và vận hành Content.

NC Network Vietnam muốn chia sẻ tới các doanh nghiệp quy trình sau đây để phục vụ cho việc cập nhật Content mới hàng ngày hay thực hiện một số cập nhật nhỏ cho các Content sẵn có:

Bước 1: Soạn thảo

Đầu tiên, bạn thực hiện việc soạn ra những bản thảo cho content. Các công việc được triển khai bao gồm: viết, thiết kế cách hiển thị của content, chuẩn bị các hình ảnh cần thiết.

Bước 2: Duyệt

Tiếp theo, duyệt bản thảo trước khi đăng tải là một bước nhất định phải thực hiện để kiểm tra xem có bất cứ lỗi nào xảy ra hay không. Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, có thể có một hoặc nhiều người xem xét từ nhiều góc độ khác nhau cùng đánh giá chất lượng nội dung. Một số góc độ cần được quan tâm như: Nhận diện thương hiệu, tính pháp lý, chính tả,...

Bước 3: Chỉnh sửa

Sau khi nhận được những phản hồi từ bước 2, người soạn thảo tiếp tục chỉnh sửa, cập nhật bản thảo cho tới khi được thông qua hoàn toàn.

Bước 4: Đăng thử cho nội bộ

Lúc này, bạn sẽ đăng thử bản thảo đã thông qua, với mục đích kiểm tra sự hiển thị của content (đã đúng ý hay chưa). Lưu ý, bước này chỉ đăng cho nội bộ để thử nghiệm và kiểm tra lần cuối.

Bước 5: Thử nghiệm

Hãy thử nghiệm lần cuối cùng và đảm bảo không có bất cứ vấn đề kỹ thuật nào. Đồng thời, content cũng cần xem được một cách dễ dàng từ nhiều trình duyệt, thiết bị khác nhau.

Bước 6: Đăng tải công khai tới công chúng

Cuối cùng, khi đã được xét duyệt, thử nghiệm kỹ lưỡng, content đã sẵn sàng để được đăng tải công khai tới công chúng.

Một số câu hỏi liên quan đến chủ đề

Việc cập nhật Content có thể diễn ra với tần suất như thế nào?

Content nên được cập nhật hàng ngày, kịp thời, chính xác và dựa trên những nghiên cứu về hành vi cũng như các mong đợi của khách hàng.

Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần lên kế hoạch đăng tải theo ngày, sử dụng đa dạng nội dung xoay quanh các vấn đề mà khách hàng có thể quan tâm.

Ngoài ra, hình thành một cơ chế phản ứng về việc cập nhật trên trang web (tốc độ phản ứng, nội dung phản ứng,...) cho nhân sự phụ trách mảng Content. Ví dụ: khi có những sự thay đổi về giá cả, dịch vụ,... Việc này nghe có vẻ đương nhiên phải không? Song, trong thực tế, các nhân sự có thể thực hiện nhiều công việc khác nhau trong cùng một thời điểm, và đôi khi trang web sẽ không được coi là công việc ưu tiên, cấp thiết của họ.

Duy trì việc cập nhật Content yêu cầu những công việc về mặt chuyên môn như thế nào?

Đối với các công ty nhỏ, công việc này thường được đảm nhiệm bởi một cá nhân. Còn các công ty lớn, với nhiều phòng ban, chi nhánh hay hoạt động ở nhiều quốc gia, việc duy trì sẽ trở nên phức tạp hơn. Các chuyên gia đề xuất doanh nghiệp phân công thành 4 công việc chuyên môn như sau:

• Xây dựng quy trình: Người thực hiện gồm các bên liên quan bao gồm phòng ban Marketing và đội ngũ phát triển kênh
• Sáng tạo, phát triển Content: Nhân sự từ các bộ phận khác nhau cùng chịu trách nhiệm các mảng nội dung khác nhau, dưới một chỉ dẫn tổng thể sao cho văn phong, hình ảnh nhất quán.
• Xây dựng, thực hiện bộ quy chuẩn thương hiệu (Brand Guidelines): Chuyên viên Thiết kế dưới sự xét duyệt của quản lý Marketing sẽ thiết kế và thực hiện bộ quy chuẩn thương hiệu đáp ứng các tiêu chí: Khách hàng dễ dàng sử dụng, Chất liệu thiết kế đồng nhất, Hình ảnh thương hiệu nhất quán.
• Công nghệ: Đối với Marketing Online, yếu tố công nghệ là không thể tách rời. Và mỗi kênh sẽ có các tiêu chuẩn về mặt công nghệ khác nhau, đòi hỏi sự thực hiện từ các nhân sự có chuyên môn khác nhau. Dưới đây là một ví dụ về các tiêu chuẩn trên trang Web:

Với những thông tin trên, NC Network Vietnam tin rằng doanh nghiệp đã có thể xây dựng cho mình một quy trình quản lý content đơn giản - dễ hiểu và áp dụng được ngay.

Đối với các hồ sơ của doanh nghiệp trên trang web EMIDAS - cổng thông tin B2B ngành chế tạo, doanh nghiệp cũng hãy áp dụng quy trình trên để tối ưu hóa việc quản lý Content - là những thông tin mà các nhà sản xuất tại Nhật Bản đang rất mong muốn nắm bắt được tại thị trường Việt Nam.

Nếu doanh nghiệp chưa có hồ sơ, hãy đăng ký ngay tại đây.

Nguồn tham khảo: Dave Chaffey và Fionas Ellis-Chadwick (2022). Digital Marketing Strategy, Implementation and Practice, xuất bản lần thứ 8.